৫টি ধাপে কীভাবে একটি ট্রায়াল ব্যালেন্স তৈরি করবেন

কখনও কখনও, ব্যবসায়িক আর্থিক অবস্থা একটি অন্তহীন ধাঁধার মতো মনে হতে পারে। কল্পনা করুন আয়ের হিসাব রাখা, খরচ মেটানো এবং সবকিছুর যোগফল নিশ্চিত করা, কিন্তু আপনার খাতায় এমন একটি ত্রুটি খুঁজে পান যা সবকিছুকে উড়িয়ে দেয়।

অনুসারে একটি গবেষণা ইন্ডিয়ানা ইউনিভার্সিটির মতে, ৬০% অ্যাকাউন্টিং ভুল মৌলিক হিসাবরক্ষণ ত্রুটি থেকে আসে। কিন্তু অনেক ব্যবসা এখানেই ট্রায়াল ব্যালেন্স ব্যবহার করে। এটি একটি সহজ কিন্তু শক্তিশালী হাতিয়ার যা আপনাকে ভুলগুলি বড় সমস্যায় পরিণত হওয়ার আগেই ধরতে সাহায্য করে।

এটিকে একটি আর্থিক চেকপয়েন্ট হিসেবে ভাবুন, যাতে নিশ্চিত করা যায় যে প্রতিটি ডলারের হিসাব করা হচ্ছে, আগে এগিয়ে যাওয়ার আগে। ট্রায়াল ব্যালেন্স কী তা আরও গভীরভাবে জানতে চান? ট্রায়াল ব্যালেন্স কীভাবে কাজ করে এবং কেন আপনার এটি সম্পর্কে যত্নবান হওয়া উচিত (এমনকি যদি আপনি অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করেন) সে ​​সম্পর্কে আরও জানতে পড়তে থাকুন।

সুচিপত্র
ট্রায়াল ব্যালেন্স কী?
    কেন একটি ট্রায়াল ব্যালেন্স গুরুত্বপূর্ণ?
ট্রায়াল ব্যালেন্স কিভাবে কাজ করে?
ট্রায়াল ব্যালেন্সের মধ্যে কী কী অন্তর্ভুক্ত থাকে?
ট্রায়াল ব্যালেন্স বনাম ব্যালেন্স শিট: পার্থক্য কী?
কত ঘন ঘন আপনার একটি ট্রায়াল ব্যালেন্স প্রস্তুত করা উচিত?
কারা ট্রায়াল ব্যালেন্স ব্যবহার করে?
কিভাবে একটি ট্রায়াল ব্যালেন্স প্রস্তুত করবেন (ধাপে ধাপে)
    ধাপ ১: অ্যাকাউন্ট ব্যালেন্স গণনা করুন
    ধাপ ২: ব্যালেন্স ট্রায়াল ব্যালেন্সে স্থানান্তর করুন
    ধাপ ৩: আপনার ডেবিট এবং ক্রেডিট কলামগুলি যোগ করুন
    ধাপ ৪: যদি মোট সংখ্যা মেলে না, তাহলে ত্রুটি পরীক্ষা করুন।
    ধাপ ৫: ট্রায়াল ব্যালেন্স বন্ধ করুন
আপনার ট্রায়াল ব্যালেন্সের নির্ভুলতা নিশ্চিত করার জন্য টিপস
আপ rounding

ট্রায়াল ব্যালেন্স কী?

ট্রায়াল ব্যালেন্স হলো একটি আর্থিক প্রতিবেদন যা আপনার সাধারণ খাতায় থাকা সমস্ত অ্যাকাউন্টের তালিকা তৈরি করে, তাদের ডেবিট এবং ক্রেডিট ব্যালেন্স দেখায়। এটি কোনও অফিসিয়াল আর্থিক বিবৃতি নয় (তাই "ট্রায়াল" শব্দটি) বরং আপনার অ্যাকাউন্টগুলি ভারসাম্যপূর্ণ কিনা তা পরীক্ষা করার জন্য একটি অভ্যন্তরীণ হাতিয়ার।

যদি তোমার মোট ডেবিট মোট ক্রেডিটের সমান হয়, অভিনন্দন! তোমার অ্যাকাউন্ট ব্যালেন্সড। যদি না হয়, তাহলে আর্থিক বিবৃতি প্রস্তুত করার আগে অথবা নিরীক্ষার মুখোমুখি হওয়ার আগে ত্রুটিটি খুঁজে বের করে ঠিক করার এটাই তোমার ইঙ্গিত।

কেন একটি ট্রায়াল ব্যালেন্স গুরুত্বপূর্ণ?

• হিসাবরক্ষণের ভুলগুলো তুষারপাতের আগেই শনাক্ত করে

• আপনার আর্থিক বিবৃতি সঠিক কিনা তা নিশ্চিত করে

• আপনাকে হারিয়ে যাওয়া বা ডুপ্লিকেট লেনদেন সনাক্ত করতে সাহায্য করে

• অডিট বা ট্যাক্স ফাইলিংয়ের আগে চাপ কমায়

ট্রায়াল ব্যালেন্স কিভাবে কাজ করে?

যদি আপনি ডাবল-এন্ট্রি অ্যাকাউন্টিং ব্যবহার করেন, তাহলে প্রতিটি লেনদেনের দুটি অংশ থাকে - একটি ডেবিট এবং একটি ক্রেডিট - যা সর্বদা ব্যালেন্স থাকা উচিত। উদাহরণস্বরূপ, আপনি প্রথমে একটি লেনদেন রেকর্ড করেন যখন এটি ঘটে এবং যখন আপনি অর্থপ্রদান পান তখন এটি আবার আপডেট করেন। মনে রাখবেন যে এই রেকর্ডের সমস্ত অ্যাকাউন্টের ব্যালেন্স শূন্য হওয়া উচিত।

যদি মোট ডেবিট এবং ক্রেডিট মিল না করে, তাহলে আপনার একটি সমস্যা আছে যা সমাধান করা প্রয়োজন। আরও গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হল, একটি ট্রায়াল ব্যালেন্স হল আপনার সাধারণ লেজার থেকে সমস্ত লেনদেনের একটি পৃথক সারসংক্ষেপ, যা আপনাকে সঠিক রেকর্ডের সাথে সবকিছু সঠিকভাবে যোগ করা হয়েছে কিনা তা পরীক্ষা করতে সহায়তা করে।

ট্রায়াল ব্যালেন্সের মধ্যে কী কী অন্তর্ভুক্ত থাকে?

একটি ট্রায়াল ব্যালেন্স রিপোর্টে তিনটি প্রধান কলাম থাকে:

• অ্যাকাউন্টের নাম: সমস্ত অ্যাকাউন্টের তালিকা তৈরি করে, যেমন, সম্পদ, দায়, আয় এবং ব্যয়।

• ডেবিট ব্যালেন্স: প্রতিটি অ্যাকাউন্টের মোট ডেবিট দেখায়।

• ক্রেডিট ব্যালেন্স: প্রতিটি অ্যাকাউন্টের মোট ক্রেডিট দেখায়।

ট্রায়াল ব্যালেন্স বনাম ব্যালেন্স শিট: পার্থক্য কী?

মানুষ প্রায়শই ট্রায়াল ব্যালেন্সকে ব্যালেন্স শিটের সাথে গুলিয়ে ফেলে, কিন্তু এগুলো ভিন্ন ভিন্ন উদ্দেশ্যে কাজ করে। ট্রায়াল ব্যালেন্স হলো অ্যাকাউন্টগুলো ভারসাম্যপূর্ণ কিনা তা পরীক্ষা করার একটি অভ্যন্তরীণ হাতিয়ার। বিপরীতে, ব্যালেন্স শিট হলো একটি গুরুত্বপূর্ণ আর্থিক বিবৃতি যা একটি কোম্পানির সামগ্রিক অর্থনৈতিক স্বাস্থ্যের একটি স্ন্যাপশট প্রদান করে।

ব্যবসা প্রতিষ্ঠানগুলোর উচিত প্রতি বছর ব্যালেন্স শিট তৈরি করা এবং আর্থিক প্রতিষ্ঠানের বিনিয়োগকারীদের সাথে শেয়ার করা, যা তাদের আর্থিক ব্যবস্থাপনার জন্য এগুলোকে অপরিহার্য করে তোলে। অন্যদিকে, একটি ট্রায়াল ব্যালেন্স কেবল অভ্যন্তরীণ চেকগুলিতে সহায়তা করে।

কত ঘন ঘন আপনার একটি ট্রায়াল ব্যালেন্স প্রস্তুত করা উচিত?

• প্রতিটি রিপোর্টিং পিরিয়ডের জন্য (মাসিক বা ত্রৈমাসিক) কমপক্ষে একটি ট্রায়াল ব্যালেন্স শিট প্রস্তুত করার কথা বিবেচনা করুন।

• যখনই আপনার অ্যাকাউন্টিং ত্রুটির সন্দেহ হয় তখনই একটি ট্রায়াল ব্যালেন্স প্রস্তুত করুন।

• আর্থিক বিবৃতি বা কর প্রস্তুত করার আগে ট্রায়াল ব্যালেন্স সাহায্য করতে পারে।

বিঃদ্রঃ: আপনি যত ঘন ঘন ট্রায়াল ব্যালেন্স প্রস্তুত করবেন, ত্রুটি জমা হওয়ার সম্ভাবনা তত কম হবে।

কারা ট্রায়াল ব্যালেন্স ব্যবহার করে?

অ্যাকাউন্টিং এবং বুককিপিং পেশাদাররা একটি কোম্পানির আর্থিক রেকর্ড পরীক্ষা করার জন্য একটি ট্রায়াল ব্যালেন্স ব্যবহার করেন। আধুনিক অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ত্রুটি কমাতে সাহায্য করলেও, অভ্যন্তরীণ পর্যালোচনার জন্য ট্রায়াল ব্যালেন্স এখনও মূল্যবান।

উদাহরণস্বরূপ, ঊর্ধ্বতন ব্যবস্থাপনা ট্রায়াল ব্যালেন্স রিপোর্টগুলিকে দরকারী বলে মনে করতে পারে কারণ এগুলি গুরুত্বপূর্ণ আর্থিক তথ্য প্রদর্শনে সহায়তা করে। একইভাবে, অ্যাকাউন্টিং টিমগুলি নিয়মিত পর্যালোচনার জন্য বা সম্ভাব্য ভুলগুলি সনাক্ত করার জন্য তাদের উপর নির্ভর করে।

কিভাবে একটি ট্রায়াল ব্যালেন্স প্রস্তুত করবেন (ধাপে ধাপে)

ধাপ ১: অ্যাকাউন্ট ব্যালেন্স গণনা করুন

ব্যবসা প্রতিষ্ঠানগুলি তাদের সমস্ত লেনদেন একটি সাধারণ খাতায় রেকর্ড করে, প্রতিটি লেনদেনের জন্য একটি জার্নাল এন্ট্রি বরাদ্দ করে এবং সেগুলিকে সঠিক অ্যাকাউন্টের সাথে সংযুক্ত করে। ট্রায়াল ব্যালেন্সের জন্য বেশিরভাগ তথ্য এখান থেকেই আসে।

আপনার অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের উপর নির্ভর করে, আপনাকে বিভিন্ন খরচ এবং আয়ের উৎসগুলিকে গোষ্ঠীভুক্ত করতে হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনার অ্যাকাউন্টে প্রদেয় অর্থ আপনার ট্রায়াল ব্যালেন্সে স্থানান্তর করার আগে বেশ কয়েকটি ছোট লেনদেন যোগ করতে হতে পারে।

উপরন্তু, ব্যবসাগুলিকে নির্দিষ্ট সময়সীমার উপর মনোযোগ কেন্দ্রীভূত রাখতে প্রতিটি ব্যালেন্স বন্ধ করতে হবে, সাধারণত তাদের অ্যাকাউন্টিং চক্র (মাসিক বা ত্রৈমাসিক)। তবে, প্রয়োজনে তারা স্বল্প সময়ের জন্য তাদের ব্যালেন্স পর্যালোচনাও করতে পারে।

ধাপ ২: ব্যালেন্স ট্রায়াল ব্যালেন্সে স্থানান্তর করুন

এরপর, আপনার জেনারেল লেজারের ক্লোজিং ব্যালেন্সগুলিকে ট্রায়াল ব্যালেন্সে স্থানান্তর করুন, নিশ্চিত করুন যে সমস্ত অ্যাকাউন্ট দুটির মধ্যে মিলছে। বাম কলামে (অ্যাকাউন্টের নামের পাশে) মোট ক্রেডিট এবং একেবারে ডান কলামে মোট ডেবিট রেকর্ড করুন।

এখানে মনোযোগ দিন! ভুল কলামে বা ভুল অ্যাকাউন্টের নিচে পরিমাণ রেকর্ড করা সহজ। এমনকি একটি ছোট ভুলও আপনার পুরো ট্রায়াল ব্যালেন্স নষ্ট করে দিতে পারে, ত্রুটিটি খুঁজে বের করার এবং ঠিক করার চেষ্টা করার সময় নষ্ট করে।

ধাপ ৩: আপনার ডেবিট এবং ক্রেডিট কলামগুলি যোগ করুন

আপনার সমস্ত ক্রেডিট এবং ডেবিট ব্যালেন্স যোগ করুন। আপনি যদি সঠিকভাবে ধাপগুলি অনুসরণ করে থাকেন, তাহলে এটি একটি দ্রুত এবং সহজ প্রক্রিয়া হওয়া উচিত। আপনি যদি মাইক্রোসফ্ট এক্সেলের মতো স্প্রেডশিট সফ্টওয়্যার ব্যবহার করেন, তাহলে আপনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার জন্য মিল তৈরি করার জন্য একটি সূত্রও ব্যবহার করতে পারেন।

তারপর, তোমার চূড়ান্ত মোট হিসাব পরীক্ষা করো। ক্রেডিট এবং ডেবিট ব্যালেন্স মিলতে হবে। যদি মিলে যায়, তাহলে তোমার হিসাবগুলো ব্যালেন্সড। ধরো, সেগুলো নেই; চিন্তা করো না। ট্রায়াল ব্যালেন্সের মূল কথা হলো এই পার্থক্যগুলো আগেভাগেই ধরা যাতে তুমি বড় সমস্যা হওয়ার আগেই ভুলগুলো খুঁজে বের করতে এবং ঠিক করতে পারো।

ধাপ ৪: যদি মোট সংখ্যা মেলে না, তাহলে ত্রুটি পরীক্ষা করুন।

তোমার সংখ্যাগুলো কেন মিলছে না তা তোমাকে খুঁজে বের করতে হবে। তাই, সাধারণ ভুলগুলো খুঁজে বের করে শুরু করো, যেমন ভুল কলামে বা অ্যাকাউন্টে ডেটা প্রবেশ করানো, দশমিক পয়েন্ট ভুল জায়গায় রাখা এবং লেনদেন লিখতে ভুলে যাওয়া। ত্রুটিটি খুঁজে পাওয়ার পর, তিন থেকে পাঁচ ধাপে ফিরে যাও এবং পরীক্ষা করো যে তোমার মোট ব্যালেন্স আছে কিনা।

বিঃদ্রঃ: সবকিছু সঠিকভাবে না হওয়া পর্যন্ত এই প্রক্রিয়াটি পুনরাবৃত্তি করতে থাকুন।

ধাপ ৫: ট্রায়াল ব্যালেন্স বন্ধ করুন

প্রক্রিয়াটি শেষ করার পর, আপনি আপনার ট্রায়াল ব্যালেন্স বন্ধ করে ডকুমেন্টটি সংরক্ষণ করতে পারেন। পরে আপনার যদি পর্যালোচনা বা সময়কাল বাড়ানোর প্রয়োজন হয় তবে এটি কার্যকর হতে পারে। আপনি যদি স্প্রেডশিট সফ্টওয়্যার ব্যবহার করেন, তাহলে ভবিষ্যতের ট্রায়াল ব্যালেন্স দ্রুত এবং সহজ করার জন্য অন্তর্নির্মিত সূত্র সহ একটি টেমপ্লেট রাখার কথা বিবেচনা করুন।

আপনার ট্রায়াল ব্যালেন্সের নির্ভুলতা নিশ্চিত করার জন্য টিপস

• অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার ব্যবহার করুন: QuickBooks, Xero এবং FreshBooks এর মতো টুলগুলিতে বিনিয়োগ করার কথা বিবেচনা করুন, যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে ট্রায়াল ব্যালেন্স তৈরি করে। এই টুলগুলি ম্যানুয়াল ডেটা এন্ট্রির সাথে সাধারণ ত্রুটিগুলি কমাতে সাহায্য করবে। এমনকি কিছু কিছু প্রক্রিয়াটি স্বয়ংক্রিয় করে, ইনভয়েস এবং অন্যান্য আর্থিক নথি থেকে ডেটা সংগ্রহ করে।

• নিয়মিত রেকর্ড তৈরি করুন: আপনি যত ঘন ঘন ট্রায়াল ব্যালেন্স প্রস্তুত করবেন, ছোট ভুলগুলি বড় সমস্যায় পরিণত হওয়ার আগে ধরা তত সহজ হবে।

• তথ্য প্রবাহকে সহজতর করুন: আপনার অ্যাকাউন্টিং ডেটা গুলিয়ে ফেলবেন না। তথ্য প্রবাহ উন্নত করতে এবং সবকিছু এক জায়গায় সংগঠিত রাখতে আপনি ইলেকট্রনিক সিস্টেম ব্যবহার করতে পারেন।

আপ rounding

যদিও অনেকে ট্রায়াল ব্যালেন্সকে একটি হিসাবরক্ষণ অনুশীলন হিসেবে দেখেন, অন্যরা এটিকে একটি গুরুত্বপূর্ণ হাতিয়ার হিসেবে দেখেন যা ব্যবসাগুলিকে আর্থিক নির্ভুলতা বজায় রাখতে, ব্যয়বহুল ভুল প্রতিরোধ করতে এবং হিসাবরক্ষণের ভারসাম্য নিশ্চিত করতে সহায়তা করে।

আপনি ছোট ব্যবসার মালিক হোন বা হিসাবরক্ষক, নিয়মিত ট্রায়াল ব্যালেন্স পরিচালনা করলে দীর্ঘমেয়াদে আপনার সময়, চাপ এবং অর্থ সাশ্রয় হতে পারে। ম্যানুয়াল ডেটা এন্ট্রির ধারণাটি আপনার পছন্দ না হলেও, আপনি অ্যাকাউন্টিং প্ল্যাটফর্মগুলির সাহায্যে সর্বদা প্রক্রিয়াটি স্বয়ংক্রিয় করতে পারেন।