Belangrike take
Besigheidsproses-analise (BPA) help maatskappye om ondoeltreffendheid in interne bedrywighede te identifiseer
Besighede wat 'n nuwe produk bekendstel of korporatiewe herstrukturering ondergaan, gebruik dikwels BPA
Bedryfsnavorsing kan gebruik word om sleutelprestasiemaatstawwe te identifiseer
Besigheidsprosesanalise (BPA) is 'n metodologie wat gebruik word om prosesverwante areas van besigheid te ontleed en doeltreffendheid te verbeter. Spesifiek, BPA help maatskappye om interne prosesse te ondersoek om inkomste te verbeter en koste te verminder. Alhoewel besigheidsanalise (BA) en BPA verskil in terme van die omvang van hul ontleding, word BPA tipies aan óf besigheidsontleders óf prosesargitekte, óf albei, toegeken. Besigheidsontleders ontleed dikwels die konteks rondom die probleem en verskaf data-insigte, terwyl prosesargitekte direk betrokke is by die implementering van prosesse. BPA vereis egter meer as net 'n besigheidsontleder of 'n prosesargitek. Om 'n besigheidsproses te verander, moet maatskappye ook bestuur, IT en ander professionele persone betrek. Voordat ons BPA afbreek, kom ons begin met die basiese beginsels.
Wat is 'n besigheidsproses?
'n Besigheidsproses is 'n georganiseerde groep aktiwiteite wat insette in uitsette omskep, en kan formeel of informeel wees. Formele prosesse word gedokumenteer en die meeste van die tyd gevolg. Informele prosesse word óf gebruik weens 'n gebrek aan formele dokumentasie óf as gevolg van 'n behoefte om in ongewone omstandighede van formele prosesse af te wyk.
Wanneer moet maatskappye Besigheidsproses-analise gebruik?
Dikwels gebruik maatskappye BPA wanneer 'n nuwe tegnologie of 'n nuwe proses bekendgestel word. Voordat die nuwe tegnologie bekendgestel word, moet 'n onderneming se bestuur enige ondoeltreffendheid verstaan wat die ou tegnologie of proses veroorsaak. Hierdie ondoeltreffendheid kan versendingsvertragings, swak kliëntediens of 'n hoë persentasie gebrekkige produkte insluit. Deur 'n koste-voordeel-analise uit te voer, kan maatskappye bepaal of hulle die nuwe tegnologie moet implementeer of op ander gebiede moet fokus wat 'n hoër opbrengs op belegging kan genereer.
Firmas het het die afgelope paar jaar toenemend tot BPA gewend, aangesien die COVID-19-pandemie die vraag na sekere produkte verhoog het en die behoefte aan ander verminder het. Maatskappye het beperkte tyd gehad om by die nuwe bedryfsomgewing aan te pas, wat BPA deurslaggewend gemaak het om organisasies te help om hul fokus doeltreffend te verskuif. Byvoorbeeld, baie organisasies het BPA gebruik om hul digitale aanbod uit te brei. Ander maatskappye het BPA gebruik om die negatiewe gevolge wat verband hou met voorsieningsketting-ontwrigting te verreken. Meer onlangs het sterk inflasionêre druk en ekonomiese onsekerheid veroorsaak dat baie organisasies BPA gebruik om koste te beheer en ondoeltreffendheid uit te skakel.
Organisasies wend hulle dikwels tot BPA as deel van 'n groter strategiese beplanning moeite. Byvoorbeeld, 'n organisasie kan BPA gebruik om sy interne prosesse beter te verstaan as 'n stap na 'n breër doelwit.
Wat is die voordele van besigheidsproses-analise?
Jy kan waarskynlik reeds sien dat BPA nuttig is in 'n verskeidenheid situasies. Hier is 'n paar van die voordele van die gebruik van besigheidsproses-analise:
- Verbeter doeltreffendheid: Byvoorbeeld, BPA kan die tyd en hulpbronne wat benodig word vir verminder produktiewe verkoopsprospektering, aanboord werknemers, produk ontwikkeling of bemarkingsveldtogte skep.
- Verminder koste: BPA kan personeelkoste verminder deur tyd wat aan take bestee word te verminder of oortollige prosesse te verwyder. BPA kan ook kostebesparings vir hulpbronne en materiaal beklemtoon.
- Verduidelik en verbeter beleid en bestuur: Byvoorbeeld, BPA kan verbeter risiko bestuur en beklemtoon waar huidige IT- en toestelsekuriteitsbeleide verbeter moet word.
- Elimineer of verminder knelpunte: BPA kan jou organisasie help om kommunikasie en prosesuitvoering te optimaliseer, sodat een stadium, soos goedkeuring, nie 'n agterstand skep nie.
- Optimaliseer aannemingsprosesse: BPA kan die seer punte in die aanvaarding van nuwe tegnologie of prosesse beklemtoon en verbeterings aan opleidingsprogramme bied, wat uiteindelik die aanvaardingsyfers verhoog.
- Verbeter vrystelling of ontplooiingsprosedures: Ons wil almal hê dat veldtogontplooiings en produkvrystellings glad verloop – BPA kan ondoeltreffendheid in hierdie prosesse deurwerk en jou help om verbeterings in plek te stel.
- Help met fokusverskuiwings: BPA kan jou organisasie help om in 'n toenemend digitale wêreld mee te ding. BPA kan byvoorbeeld help met die optimalisering van daaglikse prosesse vir die gebruik van spesifieke tegnologie, oorskakeling na afgeleë werksmodelle of die oorgang na die verskaffing van produkte en dienste aanlyn glad maak.
- Verbeter maatskappykultuur: Geoptimaliseerde prosesse verbeter werknemerervarings in die werkplek.
- Verhoog betrokkenheid: Beter kliëntediens, webwerf-interaksies of prosesse in die winkel versterk jou organisasie se reputasie en betrokkenheid.
Gelukkige belanghebbendes, gelukkige werknemers, gelukkige kliënte – gelukkige dae!
Sleutelstappe in Besigheidsproses-analise
So, dit is die basiese beginsels. Wat is die stappe betrokke by BPA?
1. Bepaal doelwitte
Die eerste stap is om te bepaal wat bereik moet word. Die uitvoer van a swot-analise, risiko-ontleding of selfs 'n formele mededingende ontleding kan jou help om areas vir verbetering in jou organisasie te identifiseer. Neem 'n nader kyk na jou organisasie se prestasie met behulp van finansiële verhoudings kan ook 'n nuttige beginpunt wees. Op 'n makrovlak kan jou doel wees om inkomste te verhoog of koste te verminder, maar hou in gedagte dat BPA op prosesverwante verbeterings fokus. Dit beteken dat jou doelwit op 'n prosesverbetering moet fokus eerder as 'n makro-besigheidsverandering. Byvoorbeeld, 'n BPA-doelwit kan wees om arbeidsdoeltreffendheid te verbeter. Hoogs herhalende take kan dikwels geoutomatiseer word, wat lei tot 'n beter voltooiingstyd en minder foute. In die verkoopsproses, byvoorbeeld, kan opvolgings geoutomatiseer word deur verkoopopsporingsagteware te gebruik. In die geval van die verkoopsproses kan die doel wees om tyd te verminder wat spandeer word aan die skryf van opvolg-e-posse, om die reaksiekoers te verbeter, of albei. Een manier om seker te maak dat die doelwit goed gedefinieer is, is om die SMART-benadering te gebruik, wat staan vir spesifiek, meetbaar, haalbaar, relevant en tydgebaseerd.
2. Definieer die proses
Sodra die doelwit bepaal is, moet jy die proses definieer wat ondoeltreffendheid veroorsaak. In die verkoopsproses kan opvolgings byvoorbeeld verskeie stappe behels, soos die bou van 'n sjabloon vir opvolg-e-posse, die aanpassing van die sjabloon gebaseer op inligting wat van die kliënte verkry is, die proeflees van die e-pos en die stuur van die e-pos vyf minute na die gesprek.
Wanneer die proses gedefinieer word, maak seker dat die proses omvang nie hoogs omvangryk is nie. Sommige proseskundiges gebruik die term end-tot-end om die grense van groot, belangrike prosesse te definieer. Einde-tot-einde-ontwerp sluit alle aktiwiteite in wat moet gebeur om met 'n produkkonsep vorendag te kom. Een manier om hierdie prosesse verder af te breek, is om proseshiërargie te gebruik. Die proseshiërargie begin op die vlak van die hele organisasie en beweeg na die mees korrelige prosesse. Die mees algemene hulpmiddel wat ontleders en prosesargitekte tydens hierdie stap gebruik, is SIPOC, wat staan vir Verskaffers, Insette, Proses, Uitsette en Kliënte. Hierdie hulpmiddel help om die insette en uitsette van een of meer prosesse in 'n tabelvorm op te som.
3. Ontleed die proses
Jy het verskeie sakeproses-ontledingstegnieke om van te kies, afhangende van die gedefinieerde doelwit. Die mees algemene ontledingstegniek is waarde-analise, wat die hoof- en kleinelemente van die proses toon gebaseer op die toegevoegde waarde. Waarde is die verhouding van funksie tot koste. Daarom kan waarde verander word óf deur die funksie te verbeter óf deur koste te verminder. Wanneer 'n waarde-analise uitgevoer word, stel ontleders tipies 'n lys van funksies en kostes in dalende volgorde saam. Koste-voordeelverhoudings word dikwels op sulke lyste toegepas om die netto waarde van elke aktiwiteit te skat.
Om terug te keer na ons verkoopsopvolgprosesvoorbeeld, die stappe met die hoogste waarde kan in die volgende volgorde gesorteer word: die aanpassing van 'n verkoopsjabloon gebaseer op inligting wat van die kliënt verkry is, die proeflees van die e-pos, die stuur van die e-pos vyf minute na die gesprek, en die bou van 'n sjabloon vir opvolg-e-posse. In hierdie voorbeeld is die bou van 'n opvolgsjabloon die element met die laagste toegevoegde waarde aangesien dit baie tyd in beslag neem en altyd aanpassings vereis soos nuwe inligting ontstaan.
Ander gewilde ontledingstegnieke sluit gapingsanalise in, wat werklike prestasie met potensiële prestasie vergelyk, en grondoorsaak-analise, wat daarop gemik is om vas te stel hoekom 'n probleem in die eerste plek voorkom, en 'n oplossing vir die grondoorsaak te vind.
4. Identifiseer verbeterings
Nadat die proses ontleed is en ondoeltreffendheid opgespoor is, is die volgende stap om uit te werk wat die nodige verbeterings is. Dikwels fokus verbeterings op aspekte soos die uitskakeling van knelpunte, die optimalisering van hoëwaarde-prosesse of die verbetering van interaksie met kliënte. Byvoorbeeld, om die waarde van die bou van 'n opvolg-e-pos te verhoog, kan 'n verkoopspersoon moontlik eksterne nutsmiddels gebruik wat help om aanpasbare e-posse vinniger te bou gebaseer op kliëntsegmente of ander inligting.
Tydens hierdie stap moet jy seker maak dat jy enige potensiële eksternaliteite in ag neem. Eksternaliteite is indirekte koste of voordele wat deur jou besigheid veroorsaak word wat derde partye raak, wat individue of organisasies kan insluit – of selfs die samelewing in die geheel. Verbeterings in spoed kan byvoorbeeld veroorsaak dat die kwaliteit van sekere produkte en dienste daaronder ly, wat 'n koste vir stroomafgebruikers of verbruikers is. Net so kan outomatisering van sekere prosesse die vermoë uitskakel om 'n produk of 'n diens aan te pas, wat die vraag na hierdie produkte en dienste verminder. Daarom moet ontleders ook 'n deeglike koste-voordeel-ontleding doen voordat nuwe prosesse aangepas of ingestel word.
5. Implementeer die proses
Implementering behels dikwels professionele persone oor verskillende departemente, van bestuur tot ontleders en IT-professionele persone. Jy sal moet verseker dat die implementeringspan genoeg hulpbronne het om effektiewe veranderinge aan te bring. Regstellings begin tipies op 'n klein skaal, gevolg deur veranderinge oor die gekoppelde take. Byvoorbeeld, om die waarde van die bou van 'n sjabloon vir opvolg-e-posse te verhoog, kan 'n verkoopsafdeling derdeparty-sagteware installeer wat alle vorige e-posse ontleed en voorstelle gee deur gebruik te maak van voorspellende analise.
6. Monitor die resultate
Die laaste stap is om nuwe standaarde en prosesse te monitor en te beheer. Lei nuwe prosesse tot beter KPI's? Veroorsaak hierdie prosesse enige eksternaliteite? Byvoorbeeld, derdeparty-sagteware kan die tyd wat nodig is om 'n opvolg-e-pos te skryf verminder, maar dit kan ook die e-posreaksiekoers verminder. Met ander woorde, ons moet seker maak dat ons eksternaliteite in ag neem. Boonop kan bykomende verbeteringsgeleenthede gedurende hierdie stadium ontstaan, dus is dit belangrik om die nuwe prosesse voortdurend te monitor eerder as om 'n 'stel en vergeet'-benadering te volg.
BPA gevallestudies
Noudat ons die grondbeginsels uitgepak het, kom ons kyk na 'n paar werklike voorbeelde van besigheidsproses-analise.
Ons eerste voorbeeld hou verband met die agterstand wat die Franse kosmetiese maatskappy, Yves Rocher, ervaar wanneer nuwe kandidate verwerk word. Nadat hy BPA uitgevoer het, het Yves Rocher opgemerk dat hulle twee keer soveel kandidate in die spitsseisoen aanstel. Om die agterstand te verminder, het die maatskappy belê in sagteware wat data outomaties invul en outo-valideer, wat die tyd wat intern aan die verwerking van nuwe kandidate bestee word, verminder het.
HowardBank, 'n plaaslike gemeenskapsbank wat in die Groter Baltimore-gebied gebaseer is, wou kliëntediens en werknemerproduktiwiteit verbeter. Nadat die sakeproses-ontleding gedoen is, het die bank besef dat dit nuwe kliënte sowat 'n uur en 'n half neem om 'n nuwe rekening oop te maak, wat kliëntetevredenheid verminder en die opleiding wat vir nuwe werknemers benodig word, verhoog. Die bank kon hierdie tyd met 75% verminder deur 'n nuwe finansiële sagteware te gebruik, wat werknemers in staat stel om meer tyd met nuwe kliënte deur te bring en kliënte se tevredenheid te verbeter.
Hoe kan industrienavorsing BPA verbeter?
Bedryfsnavorsing maatskappye toelaat om maatstaf hul prestasie teenoor hul mededingers en bedryfsstatistieke. Hierdie maatstawwe sluit inkomste per onderneming, inkomste per werknemer, loonuitgawes en wins in. Verder, bedryfsanalise is 'n wonderlike hulpmiddel om algehele tendense in bedryfsinkomste op te spoor. Maatskappye wat teen 'n vinniger tempo groei as hul eweknieë het tipies 'n mededingende voordeel soos sterk bemarking, lojale kliënte of gedifferensieerde produkte. In teenstelling hiermee kan maatskappye wat teen 'n stadiger tempo groei as die bedryfsgemiddelde, gebruik segment benchmarking as 'n beginpunt om interne prosesse te ontleed wat ondoeltreffendheid veroorsaak. Maatskappy-benchmarking gee jou 'n duidelike siening van jou mededingers, terwyl bedryfsnavorsing op staatsvlak bied 'n bykomende laag inligting aan maatskappye wat hul prestasie met die breër bedryf wil vergelyk.
Bedryfsnavorsing was veral nuttig ná die uitbreek van die COVID-19-pandemie, wat daartoe gelei het dat baie maatskappye interne prosesse aangepas het weens maatskaplike distansieringsmaatreëls, voorsieningskettingbeperkings en verhoogde regulatoriese omgewings. Ondernemings regoor die VSA het byvoorbeeld hul belegging in aanlynbedrywighede verhoog om aan veranderende verbruikersbehoeftes te voldoen. Deur 'n duidelike begrip van voortdurende neigings te hê, kon maatskappye met toegang tot bedryfsdata makliker prosesse met hoë toegevoegde waarde opspoor.
Harde Gedagtes
Besigheidsproses-analise help maatskappye om hul interne prosesse te optimaliseer om uiteindelik koste te verminder, inkomste te verhoog, of albei. BPA behels gewoonlik professionele persone oor verskeie departemente wat saamwerk om seker te maak dat die nuwe proses glad oor verskillende dimensies vloei. Sodra 'n nuwe proses in werking gestel is, monitor ontleders voortdurend die prestasie van die nuwe standaard teen die voorheen vasgestelde KPI. Besighede kan industrienavorsing gebruik om die meeste uit BPA te kry, deur voordeel te trek uit bedryfsvlak-maatstawwe soos inkomste per onderneming en loonuitgawes.
Bron van IBISWêreld
Vrywaring: Die inligting hierbo uiteengesit word verskaf deur IBISWorld onafhanklik van Cooig.com. Cooig.com maak geen voorstelling en waarborge oor die kwaliteit en betroubaarheid van die verkoper en produkte nie.
