Met 'n moeilike jaar met stadige groei en verskeie ander uitdagings, neem slim kleinhandelaars outomatisering aan om voor te bly.
Ontleders voorspel stadige groei vir die kleinhandelsektor vanjaar, na verkoopvolumes in 2023 onder 2019-vlakke. Na die opkoms van aanlyn tydens die pandemie, merk baie op dat verbruikers terugkeer na baksteen- en mortierwinkels, wat kompleksiteit toevoeg aan kleinhandelaars wat daarna streef om 'n winsgewende balans tussen hul hoofstraat- en internetaanbiedinge strategies te beplan en te bestuur. Inderdaad, die sektor is vanjaar besig om brande op baie fronte te bestry, en hanteer werksmagtekorte, die lewenskostekrisis en die impak daarvan op pryse, verhoging van huurgeld, energie en bedryfskoste, en toenemende mededinging van nuwe aanlyn kanale.
Met krap winsmarges is daar min ruimte vir foute in faktuurbetalingsprosesse – oorbetalings en duplisering kan die laaste strooi wees vir kleinhandelaars wat kontant is. Dit is ook nie nuttig om verhoudings met verkopers te vererger nie. In die huidige ekonomiese klimaat moet besighede hul verskaffers en voorsieningsketting koester. In die kleinhandel is dit veral waar, aangesien 'n besigheid nie kan verkoop wat hy nie in die hande kan kry nie.
In hierdie moeilike tye is die beskerming van die verhouding met verskaffers en die versekering van 'n veerkragtige voorsieningsketting van kardinale belang. Die implementering van die mees doeltreffende prosesse vir rekeninge betaalbaar (AP) en staatrekonsiliasie is dus die sleutel.
Vooruitdenkende kleinhandelaars plaas toenemend hul vertroue in digitale stelsels wat baie van hul besigheidsprosesse bespoedig, vereenvoudig en optimaliseer. Elektroniese prysetikette, outomatiese voorraad- en voorraadopsporing, personeel wat met tablette gewapen is om produkinligting te verwys, en meer.
Kritieke agterkantoorprosesse soos rekeninge betaalbare prosesse is egter dikwels die laaste ding waarin belê word. Die implementering van 'n beste-in-klas-oplossing vir 'n funksie soos AP vorm 'n stewige grondslag, sodat ander digitale oplossings bygevoeg en aangewend kan word om te verseker dat kleinhandelaars in beide styl en substansie inkoop.
Meer doeltreffende finansiële bestuur van die begin af beteken dat selfs as marges al hoe strenger groei, doeltreffende betalingsprosesse die onderste lyn beskerm terwyl dit produktiewe en harmonieuse verskafferverhoudings ondersteun.
Besparing van koste
Een van die belangrikste uitdagings vir kleinhandel in 2024 is om maniere te vind om koste te besnoei sonder om produkkwaliteit en klanttevredenheid in gevaar te stel. Die identifisering en implementering van digitale oplossings kan help om koste binne die besigheid te verlaag.
Byvoorbeeld, die implementering van 'n elektroniese faktuuroplossing stel verkopers in staat om digitale fakture te deel wat outomaties in hul eie finansiële stelsel ingevoer word, wat die risiko's wat verband hou met menslike foute aansienlik verminder en tradisionele in-skinkbordvertragings vir die AP-span verwyder. Sommige van die bestes kan ook opsionele 3-rigting-passing en werkvloeimagtiging verskaf tesame met naatlose integrasie in die res van die finansiële stelsel.
Integrasie lei daartoe dat die outomatisering van fakture direk na die ERP oorgaan, wat 'n naatlose inligtingvloei deur die faktureringsproses skep om bestaande ERP-belegging aan te vul. Hierdie enkele bron van waarheid vir fakture verseker akkuraatheid van data vir interne finansiële spanne en die voorsieningsketting, wat 'n deursigtige end-tot-end proses lewer.
Om die doeltreffendste prosesse vir staatversoening te verseker, beteken besighede het baie strenger beheer oor hul besteding, wat die risiko van oorbetaling van fakture of die stuur van gedupliseerde betalings aansienlik verminder. Dit sluit die akkurate oorweging van kredietnotas in vir groter deursigtigheid wat intydse begrip van die kontantsituasie te eniger tyd moontlik maak.
Oplossings vir outomatiese staatrekonsiliasie kan fakture en kredietnotas met relevante staatreëls vergelyk sonder dat tydrowende handprosesse nodig is, wat ure se tyd en menslike hulpbronne bespaar. Hulle kan ook die risiko van onderbetaling verminder wat wrywing in die ondernemerverhouding kan veroorsaak, asook geleenthede vir vroeëbetalingsafslag ondermyn.
Beskerm verskaffer verhoudings
As die pandemie ons iets geleer het, is dit dat die impak van onverwagte voorsieningsketting-ontwrigting groot finansiële skokgolwe vir 'n onderneming kan veroorsaak. Dit loon om na die sleutel strategiese verskaffers om te sien wat letterlik jou spek kan red. Wanneer verkopers op hul kliënte kan reken om hulle akkuraat en betyds te betaal, is hulle meer geneig om die haltes uit te haal wanneer onverwagte probleme opduik, soos 'n skielike tekort of voorsieningskettingonderbreking vir 'n sleutelproduk.
Nadat produktiewe verhoudings met strategiese verskaffers opgebou is, is dit belangrik om hulle te beskerm, en onthou dat KMO's baie vinnig uit besigheid kan gaan as kontantvloei te stadig en moeilik is. As dit gebeur, sal 'n kleinhandelbesigheid moet draai, wat prosesse ontketen soos die soeke na vervangingsverskaffers, evaluering van produkkwaliteit, die bou van nuwe verskaffersverhoudings, onderhandeling oor koste en kontrakte, en meer.
Die gebruik van 'n outomatiese, akkurate staatsversoeningstelsel demonstreer deursigtigheid aan verskaffers - selfs meer as dit deel is van 'n algehele digitale AP-stelsel, wat kommunikasie rondom navrae baie makliker maak. Dit maak saak vir bestaande verskaffers en maak dit natuurlik ook makliker om verhoudings met nuwe verskaffers te bou. Jou kredietgeskiedenis en reputasie tel.
Die integrasie van stelsels met verskaffers is een van die grootste struikelblokke vir kleinhandelaars wat nuwe tegnologie wil implementeer. Oplossings soos Open ECX se AP Automation Invoicing vereis egter nie dat die verskaffersbasis die manier waarop hulle fakture en kredietnotas oordra, verander nie.
Oplossings soos hierdie kan baie dataformate ondersteun, insluitend .pdf, .csv, XML en EDI, en besigheidsreëls kan gedefinieer word om inkomende data te verryk en inligting by te voeg gebaseer op die vereistes van die ERP-stelsel of om lynvlakpassing te ondersteun.
Die UK Prompt Payment Code (PPC) dek die nakoming van verskaffersbetalingsvoorwaardes en ander betalingskwessies. Dit kan vrywillig wees, maar is toenemend belangrik vir die versekering van stabiele, betroubare en konsekwente verskafferverhoudings en kliënte wat aan voldoening verantwoordelike betalingsprosesse kan demonstreer, sal baat vind by 'n verbeterde verskaffersbasis.
Beter besigheidsuitkomste
Data is 'n sleutelkomponent in die bereiking van besigheidsteikens, wat gebruikers van akkurate, intydse inligting voorsien om meer effektiewe besluite in te lig. Dit moet egter 100% akkuraat wees. Akkurate en tydige staatsversoening produseer akkurate finansiële data wat met groter vertroue vir beplanning, vooruitskatting en begroting gebruik kan word.
Verouderde inligting wat met foute gekompromitteer word, maak dit byna onmoontlik – elke besluit sal gebaseer wees op onbetroubare, verskuiwende sand, en die sukses van sleutelbesluite, soos om in stene en mortel te herbelê of alternatiewe aanlynkanale te ontwikkel, hang af van akkurate data.
Outomatiese prosesse verwyder die risiko van toetsaanslag en ander menslike foute, aangesien data een keer ingevoer word, met behulp van 'n outomatiese proses. Terwyl sommige sagteware die menslike komponent verwyder deur OCR (optiese karakterherkenning), ondersteun deur KI om foute te verminder, is die beste outomatiese AP-oplossings van die begin af 100% akkuraat.
Die implementering van effektiewe AP- en faktuurversoening verminder tydrowende regstellingsprosesse, waar finansiële spanne ure spandeer om fakture met die hand te hersien, te vergelyk en te pas om foute of duplisering te identifiseer. Dit is nie ongehoord vir organisasies om spanne van 10 of meer professionele persone in diens te neem wat uitsluitlik op staatsversoening gefokus is nie, 'n heeltemal vermybare en duur ontplooiing van hulpbron. Spanne kan werk aan take van hoër waarde soos strategie en verskafferverhoudings, terwyl die outomatisering die swaar opheffing doen.
Die beste outomatiese AP-oplossings kan ingeboude bekragtigingsreëls hê wat help om potensiële bedrieglike aktiwiteit op te spoor en uit te lig, wat 'n potensiële mynveld vir enige besigheid is, wat aansienlike finansiële, reputasie- en wetgewende risiko verteenwoordig. Sommige outomatiese AP- en staatversoeningstelsels sluit staatsgesondheidsverslaggewing in, wat verseker dat die finansiële span gewaarsku word oor enige teenstrydighede en met selfvertroue intyds met die staatsaldo kan werk. Hulle kan ook volledige dokumentgeskiedenis verskaf om eksterne ouditvereistes te ondersteun.
AP-outomatiseringsagteware is die homogenisering van prosesse en metodes, wat help verseker dat almal in die AP-funksie en oor die hele organisasie op dieselfde bladsy is en intyds na dieselfde weergawes van dieselfde data verwys. Die gebruik van eenvormige, voorgeskrewe werkstrome maak dit baie makliker vir take om gedeel te word, sodat selfs as die taakeienaar siek is of die besigheid verlaat, dit deur enige kollega opgetel kan word.
Tyd om te outomatiseer
Dit is nou die tyd om AP-prosesse na 'n digitale platform te skuif. Om in die wolk gebaseer te wees, beteken verbeterde sekuriteit, intydse toegang tot data en kragtiger data-analise.
Daar is 'n aantal oplossings beskikbaar, en die beste gebruik unieke omskakelingstegnologie om die onderliggende fisiese teks uit die brondokument te onttrek, wat die vermoë bied om die data te verryk en besigheidsreëls te definieer van hoe om die inkomende dokument en gepaardgaande data-inhoud te hanteer. Hierdie tegnologie waarborg 100% akkuraatheid, stuur fakture en kredietnotas direk in die organisasie se ERP in, en lewer 'n doeltreffende, end-tot-end digitale proses wat in lyn is met netto-nul doelwitte en ondersteun Vinnige betaling praktyke.
Die bestuur van voorsieningsketting en voorraad in vandag se kleinhandelbedryf is kompleks – outomatisering van AP stroomlyn en vereenvoudig een van die belangrikste prosesse hierin. Sonder robuuste funksionele faktuurbestuur val alles anders, van effektiewe voorraadbeheer tot verkope.
Behalwe om besighede te help om sterker verhoudings met verskaffers te bou, help hierdie oplossings om doeltreffendheid in betalings- en finansiële bestuur te optimaliseer, wat AP-spanne in staat stel om meer in minder tyd te bereik, met outomatiese prosesse wat 'n fraksie van die tyd neem, groter akkuraatheid en minder foute verseker. 2024 is die jaar vir die implementering van outomatiese AP of die risiko om agtergelaat te word in 'n toenemend mededingende kleinhandelomgewing.
Oor die skrywer: Nathan Ollier is uitvoerende hoof van die sagtewaremaatskappy Open ECX.
Bron van Retail Insight Network
Vrywaring: Die inligting hierbo uiteengesit word verskaf deur retail-insight-network.com onafhanklik van Cooig.com. Cooig.com maak geen voorstelling en waarborge oor die kwaliteit en betroubaarheid van die verkoper en produkte nie.
